회의 요청 & 일정 조율 이메일 영어

 비즈니스 이메일 시리즈 #2


이메일 편 2/6 · 영어회화 · 8분 읽기

미팅을 요청하고, 일정을 조율하고, 확인·변경·취소까지 — 회의 관련 이메일에서 가장 자주 쓰이는 표현을 실전 예시와 함께 정리합니다.

1. 회의 요청 표현

I'd like to schedule a meeting to discuss…
회의 요청
~에 대해 논의하기 위해 회의를 잡고 싶습니다.
회의 요청의 기본 표현. 목적을 구체적으로 밝히면 상대방이 준비하기 좋습니다.
예문
"I'd like to schedule a meeting to discuss the Q3 budget proposal."
→ 3분기 예산 제안서에 대해 논의하기 위해 회의를 잡고 싶습니다.
Would you be available on…?
날짜 제안
~에 시간이 되시나요?
구체적인 날짜와 시간을 제안할 때. 여러 옵션을 제시하면 조율이 더 쉽습니다.
예문
"Would you be available on Tuesday, June 10th, between 2–4 PM?"
→ 6월 10일 화요일 오후 2~4시 사이에 시간이 되시나요?
Please let me know what works best for you.
일정 조율
어떤 시간이 가장 편하신지 알려주세요.
상대방에게 선택권을 주는 정중한 표현. "I'm flexible and happy to work around your schedule."도 씁니다.
예문
"Please let me know your availability and I'll send a calendar invite."
→ 가능한 시간을 알려주시면 캘린더 초대를 보내드리겠습니다.
I'd like to keep it to 30 minutes.
회의 시간
30분으로 짧게 하고 싶습니다.
회의 시간을 미리 명시하면 상대방의 시간 관리에 도움이 됩니다. "Brief call"은 짧은 통화, "In-depth discussion"은 심층 논의를 의미합니다.
예문
"I expect this to take no more than 30 minutes of your time."
→ 30분 이상 걸리지 않을 것 같습니다.
I need to reschedule our meeting.
일정 변경
회의 일정을 변경해야 할 것 같습니다.
부득이하게 일정을 변경할 때. 이유를 간략히 설명하고 대안 날짜를 함께 제시하는 것이 예의입니다.
예문
"I'm afraid I need to reschedule Tuesday's call due to an urgent conflict. Would Thursday work instead?"
→ 급한 일이 생겨 화요일 통화를 변경해야 할 것 같습니다. 목요일은 어떠신가요?
I need to cancel our meeting.
회의 취소
회의를 취소해야 할 것 같습니다.
취소 시 최대한 빨리 알리고 사과 표현을 함께 쓰세요. 재일정도 함께 제안하면 더 좋습니다.
예문
"I sincerely apologize, but I need to cancel tomorrow's meeting. Can we reschedule for next week?"
→ 진심으로 사과드리지만, 내일 회의를 취소해야 할 것 같습니다. 다음 주로 재일정 잡을 수 있을까요?

2. 실전 이메일 — 회의 요청

💡 회의 일정 조율 팁
  • 시간대(Time Zone)를 명시하세요. 해외 파트너와의 회의에서는 필수입니다. (예: 10 AM KST / 2 AM CET)
  • 옵션을 3개 제시하면 상대방이 선택하기 쉽습니다. 너무 많으면 오히려 결정이 어려워집니다.
  • 캘린더 앱(Google Calendar, Outlook)에서 "회의 초대" 기능을 사용하면 시간대 변환이 자동으로 됩니다.
  • Calendly 링크를 공유하면 상대방이 직접 시간을 선택할 수 있어 편리합니다.
회의 요청 이메일도 완벽! 다음 편에서는 제안·견적·계약 관련 이메일을 알아볼게요!

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